Ak sa vaša poštová schránka programu Outlook 2019/365 zaplní, pošle sa vám e-mailová správa, ktorá vám oznámi, že sa vaša poštová schránka blíži kvóte. Ak neznížite veľkosť svojej poštovej schránky, nebudete môcť odosielať e-maily a dostanete e-mail, ktorý hovorí: „Vaša poštová schránka presahuje limit veľkosti“ .
Kvótu pre e-mail zvyčajne nastavuje správca Microsoft Exchange vo vašej organizácii. V niektorých prípadoch vám administrátori môžu poskytnúť viac miesta, ak ich budete kontaktovať. Funkciu Osobné priečinky v programe Outlook môžete použiť aj na lokálne ukladanie položiek programu Outlook na pevnom disku. Položky v osobnom priečinku sa nezapočítavajú do vašej kvóty.
Samozrejme, je najlepšie udržať veci upratané a vyčistiť niektoré z vecí, ktoré nikdy nebudete potrebovať. Ak chcete vyčistiť poštovú schránku, postupujte nasledovne.
Možnosť 1 - Nástroj na čistenie
Poznámka: Tieto kroky sú určené pre verziu systému Windows programu Outlook. Táto funkcia nie je k dispozícii vo verzii MacOS.
- Prejdite na „ File “> „ Cleanup Tools “> „ Cleanbox “.
- Na obrazovke „ Vyčistenie poštových schránok “ môžete vybrať možnosť „ Nájsť položky staršie ako “ určitý počet dní alebo „ Nájsť položky väčšie ako “ určitú veľkosť. Osobne sa snažím nájsť položky väčšie ako 250 kilobajtov, potom zvoľte „ Find… “.
- Sprievodca vyhľadáva správy, ktoré spĺňajú kritériá vyhľadávania. Na obrazovke „ Rozšírené vyhľadávanie “ môžete odstrániť všetky nechcené položky.
Po odstránení nepotrebných položiek sa uistite, že ste priečinok „ Deleted Items “ vyprázdnili kliknutím pravým tlačidlom myši a výberom položky „ Empty Folder “.
Možnosť 2 - Manuálne odstránenie
- Počas prezerania pošty v programe Outlook kliknite pravým tlačidlom myši na e-mailovú adresu v ľavom okne a vyberte položku „ Vlastnosti súboru údajov “.
- Zvoľte tlačidlo “ Folder Size… ”.
- Pozrite sa, ktoré priečinky majú najväčšiu veľkosť. Tieto informácie použite na zacielenie priečinkov, z ktorých chcete manuálne vymazať e-mailové správy.
